Diese Seite beschreibt die Einrichtung und alle Dialoge des Add-Ins. Wenn Sie eine Frage schneller beantwortet haben wollen, schreiben Sie uns – wir antworten an Werktagen in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

1. Überblick

Das vTiger Word Add-In verbindet Microsoft Word direkt mit Ihrem vTiger CRM. Es liest die Daten über die offizielle REST-API von vTiger und füllt damit die Seriendruckfelder in Ihren Word-Vorlagen. Auf dem vTiger-Server wird nichts installiert und nichts verändert.

Nach der Installation finden Sie das Add-In als eigenes Menüband in Word. Solange keine Verbindung besteht, sind die Schaltflächen für die Datenauswahl deaktiviert.

2. Installation und Aktivierung

1. Installer aus dem Bereich Downloads laden und ausführen. Word währenddessen schließen.
2. Word starten. Das Menüband des Add-Ins erscheint als neue Registerkarte.
3. Nur bei der gekauften Vollversion: Access-Code eintragen. Sie erhalten ihn mit der Bestellbestätigung.Die Testversion läuft ohne Code – nach der Installation können Sie direkt mit Schritt 3 weitermachen.

Der Lizenzschlüssel der Vollversion ist an Hardwaremerkmale gebunden. Wenn Sie den Rechner dauerhaft wechseln, schreiben Sie an helpdesk@etis-gmbh.de – wir geben den Schlüssel für die neue Hardware frei.

3. Verbindung zum CRM einrichten

Die Verbindung brauchen Sie nur einmal einzurichten. Öffnen Sie im Menüband die Einstellungen und tragen Sie drei Werte ein:

Nach dem Speichern prüft das Add-In die Verbindung. Ist sie erfolgreich, zeigt das Menüband den verbundenen Zustand und die Schaltflächen für die Datenauswahl werden aktiv.

Voraussetzung ist, dass der API-Zugang in Ihrem vTiger aktiv ist. Wenn die Verbindung fehlschlägt, prüfen Sie zuerst URL und Token; anschließend, ob ein Proxy oder eine Firewall den Zugriff blockiert.

4. Feldauswahl: welche Spalten Sie sehen

In der Feldauswahl bestimmen Sie, welche Felder eines vTiger-Moduls als Spalten in den Auswahldialogen erscheinen. Wählen Sie die Felder, an denen Sie den richtigen Datensatz erkennen – bei Organisationen typischerweise Name, Ort und Kundennummer.

Die Einstellung gilt pro Modul und beeinflusst nur die Anzeige, nicht die Daten, die in das Dokument geschrieben werden.

5. Seriendruckfelder in der Word-Vorlage

Das Add-In arbeitet mit den Seriendruckfeldern von Microsoft Word. Sie legen sie in Word an, nicht im Add-In. Eine Anleitung dazu finden Sie in der Hilfe von Microsoft.

Empfehlungen für die Benennung

• Sprechende Namen verwenden, die zum Zielfeld passen – etwaFirma, Anrede, Strasse.
• Namen innerhalb einer Vorlage nicht doppelt verwenden, sonst ist die Zuordnung nicht eindeutig.
• Umlaute und Leerzeichen in Feldnamen vermeiden – das erspart Ärger beim Übertragen von Vorlagen zwischen Rechnern.
• Namensschema über alle Vorlagen einheitlich halten. Dann greift ein einziges Preset für sämtliche Dokumentarten.

6. Feldzuordnung und Presets

Im Dialog „Merge Field Presets" verbinden Sie jedes Seriendruckfeld Ihrer Vorlage mit einem Feld eines vTiger-Moduls. Links steht das Feld aus der Vorlage, rechts wählen Sie Modul und Feld aus dem CRM.

Die Zuordnung wird zentral gespeichert und gilt für alle Vorlagen, die dieselben Feldnamen verwenden. Kommt in vTiger ein Feld hinzu oder ändert sich ein Feldname, passen Sie die Zuordnung an einer Stelle an.

Regeln

• Jedes Seriendruckfeld wird genau einem CRM-Feld zugeordnet.
• Felder ohne Zuordnung bleiben im erzeugten Dokument leer – das ist kein Fehler, sondern erlaubt bewusst optionale Angaben.
• Die Zuordnung erfolgt pro Modul. Ein Dokument darf Felder aus mehreren Modulen enthalten (siehe Abschnitt 7).

7. Daten zuweisen: ein Dokument, mehrere Module

Der Dialog „Daten zuweisen" füllt das gerade geöffnete Dokument mit den Werten eines konkreten Datensatzes. Er ist der richtige Weg für einzelne Briefe, Angebote und Verträge.

1. Vorlage in Word öffnen.
2. Im Menüband „Daten zuweisen" wählen.
3. Modul auswählen und den Datensatz suchen. Filter, Sortierung und Suche helfen auch bei großen Datenmengen.
4. Bei Bedarf ein weiteres Modul wählen und dort ebenfalls einen Datensatz zuweisen – zum Beispiel Organisation, dann Ansprechpartner, dann Verkaufschance.
5. Zuweisung bestätigen. Das Dokument ist gefüllt.

Genau dafür ist die Funktion gebaut: Ein Angebot braucht typischerweise Felder aus mehreren Modulen gleichzeitig.

8. Serienbrief: eine Vorlage, viele Datensätze

Der Serienbrief-Dialog erzeugt aus einer Vorlage personalisierte Dokumente für mehrere Datensätze in einem Durchgang.

1. Vorlage in Word öffnen.
2. Im Menüband „Serienbrief" wählen.
3. Modul auswählen.
4. Datensätze auswählen – gefiltert und sortiert. Es gibt kein festes Limit für die Anzahl.
5. Ausgabeart wählen und starten.

Ausgabearten

• Direkt drucken: Alle Dokumente gehen als ein Druckauftrag an den Standarddrucker.
• Einzelne Dokumente erzeugen: Für jeden Datensatz entsteht eine eigene Datei – sinnvoll, wenn Sie die Dokumente per E-Mail versenden oder archivieren wollen.

Bei größeren Serien empfiehlt sich ein Testlauf mit zwei oder drei Datensätzen, bevor Sie den vollständigen Durchgang starten.

9. Sprache der Oberfläche

Die Oberfläche ist in Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar. Beim Start übernimmt das Add-In die Sprache aus Ihren Systemeinstellungen; in den allgemeinen Einstellungen können Sie sie jederzeit umstellen.

10. Wenn etwas nicht funktioniert

Kommen Sie nicht weiter, schreiben Sie an helpdesk@etis-gmbh.de und nennen Sie Ihre vTiger-Version, Ihre Word-Version und – falls vorhanden – die relevanten Logdateien.

11. Voraussetzungen

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